Tại sao nên thuê công ty tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiên là một hình thức quảng bá hình ảnh công ty, thương hiệu nằm trong chiến lược marketing của doanh nghiệp và tổ chức. Có nhiều đơn vị tự tổ chức những event nhưng hiệu quả là không cao khi mà họ thiếu một quy trình chuyên nghiệp cũng như các nguồn cung ứng vật tư cần thiết. Xã hội ngày nay khi mà các lĩnh vực kinh doanh chen chân vào khắp hang cùng ngõ hẻm của đời sống thì thuê và mướn là những hình thức được ưa chuộng.

Có nhiều event có thể tự tổ chức như tiệc cuối năm, khen thưởng nhưng các nguồn đa phần vẫn phải thuê. Về kinh phí thì có khi lại tốn kém hơn là để một công ty tổ chức sự kiện lo trọn gói. Về giá trị nhận được chắc chắn cũng sẽ rất cao và không phải làm cho có.

Như chúng ta đều biết, để tổ chức một sự kiện thôi đã phải đòi hỏi khá nhiều thời gian cũng như kế hoạch thực hiện. Bạn thử hình dung một đám cưới ở quê so với một đám cưới được tổ chức ở nhà hàng tiệc cưới là bạn sẽ hiểu. Nếu bạn tự làm, bạn phải lo tất cả và với một đội ngũ không chuyên thì bạn sẽ thấy rất tốn nhân lực và không hiệu quả. Người đứng đầu tổ chức sự kiện luôn luôn căng thẳng và lo lắng.

Nhưng đối với đơn vị tổ chức sự kiện, họ đã có rất nhiều kinh nghiệm trong việc này. Họ có một đội ngũ chuyên nghiệp và được giao những công việc chuyên biệt nên khi chạy chương trình thì mọi thứ trở nên trơn tru và hiệu quả. Điều quan trọng nhất trong sự kiện là  phải có một ý tưởng sáng tạo và độc đáo, thu hút và thực sự ấn tượng chạm tới trái tim của khách hàng, và điều này chỉ những con người nhiệt thuyết và có óc sáng tạo đặc biệt mới làm được. Khi có được ý tưởng thì phải lên kế hoạch cụ thể cho ý tưởng đó. Mọi khó khăn và khối lượng công việc dồn vào đây.

Từ thời gian, địa điểm, khách hàng rồi các vấn đề chính của sự kiện. Sân khấu, âm thanh ánh sáng, chương trình văn nghệ, các ấn phẩm, thuê vũ công, PG…

Những vật tư cần thiết cho sự kiện phải được chuẩn bị trước và chuyên nghiệp nếu không khi xảy ra sự cố sẽ rất bị động. Nhiều chương trình vì một thiếu sót nhỏ mà làm hỏng cả sự kiện. Ví dụ như tặng hoa hay kỷ niệm chương cho khách hàng đối tác mà lại quên chuẩn bị hay bị thất lạc, hỏng hỏng cũng rất đáng trách và nghiêm trọng.

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì khi lên ý tưởng và kế hoạch thực hiện, họ đã lường trước gần hết các rủi ro để chuẩn bị một cách chu đáo nhất. Nếu có sự thiếu sót thì họ cũng cung ứng một cách nhanh chóng để giải quyết vấn đề đó.

Một điều quan trọng nữa là, khi một sự kiện kết thúc thì công tác hậu trường là rất quan trọng. Chiến dịch truyền thông hậu kỳ cũng bắt buộc phải làm để lan tỏa hiệu ứng sự kiện. Còn rất nhiều điều phải làm và đánh giá sự kiện. Ngay cả vấn đề dọn dẹp vệ sinh cũng là một vấn đề với các đơn vị tự tổ chức.

Còn rất rất nhiều điều mà chúng ta có thể liệt kê ra những điểm lợi khi thuê một công ty tổ chức sự kiện hơn là tự đứng ra tổ chức.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *